Как работает почта в Odoo

Объяснение принципов работы email-ов в Odoo

Вступление

О статье

 Этой статьей мы открываем цикл, призванный закрыть вопрос: "Как работает почта в Odoo?" и производные: "Где архив моих исходящих писем?", "Как мне посмотреть все мои отправленные письма?", "Где кнопка Отправить?", "Куда из папки Входящие пропадают письма?", "Как вернуть письмо во Входящие?", "Почему в Odoo нельзя создавать папки\группы писем?"...

Статья предназначена для самого широкого круга людей. Мы постарались максимально упустить техническую сторону и детали, которые постараемся осветить в следующих статьях".

Если Вы еще не знаете что в Odoo представляет: "Лента обсуждения", "Карточка", "Сообщение", "Подписчик", то рекомендуем вначале ознакомится с терминологией в нашем маленьком посту тут.

Все сказанное в статье касается только Odoo 11.0. В других версиях Odoo функционал может отличаться, потому что система развивается очень стремительно.

Поехали!

Почта в Odoo и управление взаимоотношениями

Принципы системы Odoo и важность "Истории общения"

Odoo CMS- Пример плавающего изображения
Модальная форма редактирования письма перед отправкой.
Можно использовать заранее заготовленные Шаблоны и редактор HTML.

Для полного понимания вопроса, нужно начать не с почты, а с принципов работы системы Odoo. Работа коммуникаций в системе Odoo похоже на работу социальной сети. Любая карточка с Лентой обсуждения(в этой статье речь пойдет, только про такие карточки) по сути является "Темой обсуждения". Название Карточки это "Название Темы обсуждения". Добавление Сообщений в Ленту это и есть "Процесс обсуждения этой темы". Цель процесса Обсуждения карточки: зафиксировать все коммуникации по данной теме в базе(как внутренние так и внешние). Назначение процесса: сделать работу по Карточке\Теме Прозрачной.

Зачем делать работу по Карточке прозрачной? Ответ очевиден, но мы его все же озвучим. Простой пример: Карточка "Заказа: Продажа серверной стойки на 150000$". Звонит этот клиент и утверждает, что были не в полной мере учтены их пожелания, а Продакт-менеджер, который ведет этот заказ, заболел, пропал, не выходит на связь и находится в другой стране. Сделка под угрозой срыва. У Вас может быть много других профессиональных Сэйл-менеджеров, но они бессильны без истории договоренностей с клиентом. Хочется процитировать классика: "Да, человек смертен, но это было бы ещё полбеды. Плохо то, что он иногда внезапно смертен, вот в чём фокус!"

Наша телефония, не только предоставляет функционал сохранения всех телефонных разговоров с Вашими клиентами и текстовое описание, но и привязка их к любым видам Карточек в системе. Возьмите под контроль общение с Вашими клиентами. Теперь Ваши менеджеры могут легко уезжать в отпуск в другую страну без опасности потерять клиента.

Итак, мы выяснили, что "Сообщения" в "Ленте обсуждения" определенной "Темы"(Карточки) это "История ведения этой карточки". Важно заметить, что при таком подходе вести одну карточку могут одновременно разные сотрудники даже из разных департаментов. Иногда можно, например, нарезать длинную цепь процесса ведения карточки на отдельные целостные блоки\операции и поручить разным ответственным. Например "холодными" клиентами занимаются одни менеджеры, а "горячими" другие. Взгляните на опыт использования конвейера Генри Форда. Это так же может защитить Ваш бизнес от "кражи" Ваших клиентов sale-менеджерами, уходящими из Вашей компании.

Если с "Историей общения" разобрались, то можем двигаться дальше.

Карточка сделки и ее Лента обсуждения

Odoo CMS - это большая картина

Сообщения это не только электронные письма

Остались вопросы?

Задать вопрос »

Что есть CRM

Бессмысленность "Сообщения" без "Карточки"

 Какая ценность "Сообщения" не привязанного ни к одной "Ленте обсуждения"? "Сообщение" это чей-то "Комментарий" или "Заявление"(т.е. нет конкретного адресата) по какой-то Теме. Либо "Сообщение" это "Послание" или "Письмо" (т.е. к конкретному Адресату или группе людей) от кого-то к кому-то. Есть другие типы Сообщений(например: системные сообщения), но мы не будем их тут рассматривать.

Если Сообщение это Комментарий, то без привязки к конкретной Ленте обсуждения, это Комментарий никто не увидит. Какая от него польза? Если это Памятка, чтобы что-то не забыть, то сделайте себе задание\напоминание в соответствующем функционале.

Если Сообщение это Послание к кому-то, то если не прикрепить его к Ленте - это Послание так же никто не увидит, кроме Отправителя. Соответственно, о какой Истории может идти речь? Обычно сотрудники говорят: если потребуется кому-то информация из моей переписки, то я ему перешлю. Но мы же прекрасно понимаем, на сколько это неудобно и медленно.

Итак, Сообщение не прикрепленное к конкретной Ленте = потеря Истории взаимоотношений. Если вспомнить что CRM это Customer Relationship Management - Система Управления Взаимоотношениями с Клиентами, то ее работа не возможна без сохранения Истории этих самых Взаимоотношений.

Либо "анонимные взаимоотношения" либо "управление взаимоотношениями"(естественно с разграничением прав доступа к информации). Невозможно управлять анонимными взаимоотношениями.

Итак, понятно что любое Сообщение обязательно должно быть привязано к определенной Ленте\Карточке.

Подписка на Карточку. Карточки без Лент. Ленты без Карточек.

При чем здесь "связывание Сообщений с Лентами"?

Карточка является темой обсуждения. Карточка неразрывно связана с Лентой обсуждения. Лента это контейнер с Сообщениями. Напоминает Группы\Папки внутри электронного ящика.

Odoo CMS- Пример плавающего изображения
Вы видите Ленту Контакта и форму для написания электронного письма с двумя вложениями. Открыто выпадающее меню управления Подписками.

Бывают Карточки без Лент, но если для данной модели включен функционал "Комментирования"(Ленты), то он работает для абсолютно для всех Карточек. Т.е. нельзя определенную карточку создать без Ленты. Поэтому слово "Карточка" мы будем заменять на слово "Лента" для объяснения функционала.

Наоборот можно создать Ленты без Карточек. Ленты без Карточек называются Каналы. О каналах читайте ниже.

На Ленту можно Подписываться. Подписчики могут быть как пользователи, так и внешние контакты! Внимательно с подпиской, чтобы не утекла в чужие руки Важная коммерческая информация! О правилах работы с подпиской стоит написать отдельную статью. Если Вы только начинаете работать с Odoo, то для внутренней конфиденциальной информации используйте "Заметки". Продолжим разбирать Подписку.

А теперь Внимание: Чтобы обмениваться сообщениями, нужно чтобы адресаты были Подписаны на эту Ленту!

Вы можете вручную добавлять Подписчиков к Ленте. Обычно это не требуется. Не нужно добавлять себя в Подписчики перед тем как кому-то что-то написать!

Это требуется только если Вы хотите добавить других людей к Вашей переписке. Например Вы уходите в отпуск и хотите чтобы по данной переписке сообщения так же получал ваш сменщик(иногда и этого тоже не требуется делать).

Это было небольшое отступление о возможностях ручной Подписки(или Отписки) на Ленты. В данном разделе мы планировали рассказать об автоматическом добавлении Подписчиков в Ленту: как, почему и для чего?

1. Если Вы вручную создали Карточку, например Контакта, и нажали Сохранить, то этот Контакт автоматически добавляется в Подписчики своей собственной Ленты. Это необходимо, чтобы адресаты могли обмениваться сообщениями.

2. Если Вы нажмете "Отправить сообщение"(значит email), введете текст и нажмете Отправить, то произойдет следующее:

2.1. письмо тут же "улетает" Адресату, минуя циклическое задание на доставку писем;

2.2. вы будете автоматически добавлены в Подписки этой Карточки, для того чтобы получить Ответ на письмо;

Когда адресат напишет ответ и отправит назад в Odoo, то ответ привяжется к этой Ленте и все подписчики, которые подписаны на данный вид сообщений будут уведомлены о поступлении ответа.

Итак, чтобы получить уведомление об ответе на Ваше письмо нужно:

1. чтобы Ваше письмо было привязано к Ленте;

2. Вы стояли в подписчиках этой ленты на данный тип сообщений(не удаляйте себя из Подписчиков!). Что такое "типы сообщений" объясняется ниже.;

3. Ответ должен быть загружен в систему и привязан к данной Ленте(если все корректно настроено, то это произойдет автоматически)

Вернемся к первоначальному вопросу: "при чем здесь необходимость связи Сообщения с Лентой?".

Подумаем: как можно получить Ответ на Ваше письмо, если Ваше письмо не будет привязано к Ленте? Odoo загрузит письмо и должна определить кого Извещать об этом письме, а кого нет. Как Odoo это сделает не зная Подписчиков? Никак.

Это еще одна причина, по которой связывание Сообщений с Лентами - обязательно.

Анонимные письма Вашим клиентам

Что делать, если все же надо?

Зачем нужен функционал, который позволяет создавать Сообщения без привязки к Ленте? Для системы подобные сообщения бесполезны, она не может ими управлять, зачем их хранить в базе.

Поэтому если Вам все же необходимо написать анонимное сообщение клиенту, то можете воспользоваться любым мессенджером, аккаунт которого не привязан к системе Odoo.

Если с вопросом "Обязательности привязки Сообщений к ленте" разобрались, то двигаемся дальше.

Почему письма нужно писать из Карточки

Почему пропала кнопка "Написать письмо" из меню Общение?

Что значит "Написать письмо из Карточки"? Это значит открыть нужную карточку, нажать Написать Сообщение, ввести текст и нажать Отправить. Многим не нравится необходимость каждый раз открывать нужную карточку. На самом деле, их утомляет не сама работа по "открытию нужной карточки", а работа по "поиску нужной карточки". В подавляющем большинстве случаев эта сложность возникает из-за неверной настройки Odoo и не использования функционала планирования следующих заданий. Но давайте все же рассмотрим все варианты.

Почему нельзя просто сделать: "Создать Письмо. Ввести адрес. Отправить."? Действительно, такой функционал был в системе Odoo до версии 11.0, но его убрали. Разберемся почему?

Один и тот же физический человек может быть представлен в системе разными Карточками. Он может быть Клиентом, Кандидатом на вакансию, Контактом-сотрудником в другой компании, ... Люди меняют места работы, сферы деятельности. Сегодня он Ваш сотрудник, а завтра он сотрудник другой компании.

В таком случае, для ведения взаимоотношений с одним физическим человеком понадобиться разные Карточки: карточка Лида, карточка Контакта, карточка Кандидата, ... Конечно можно завести одну карточку Адрес и вести все взаимоотношения с этим человеком в ней, но этот путь ломает систему. Например: в системе Odoo в карточке Лида реализованы быстрые кнопки работы с Лидом: "Отправить Коммерческое предложение", "Сделка выиграна", "Ввести причину отказа от Предложения". В карточке Кандидата, который устраивается на работу реализованы другие быстрые клавиши. В карточке каждого вида, реализованы соответствующие кнопки, флаги, статусы, переключатели,... для удобной работы именно с этой карточкой. А теперь представьте, что мы "слили" весь функционал в одну Карточку(Форму). Есть такие системы, но тот кто работал в них, при чтении этих строк содрогаются от холодного пота.

Есть системы в которых в базе данных была одна таблица для хранения Счетов-фактур, Заказов, Расходных накладных, Возвратных накладных, Заказов на отгрузку, Налоговых накладных. Для разных видов объектов были сделаны разные визуальные формы представления данного объекта и на первый взгляд эта система выглядит вполне прилично. Но если посмотреть за ширму технических нюансов, то вы увидите монстра. Медленная работа из-за того что в таблице много записей. Блокировка всех видов документов при попытке внести изменение в ее структуру и как соответствие блокировка работы всех департаментов. Складу нужно добавить новый статус Заказа на отгрузку = все отделы будут стоять во время обновления. Сложность написания ролевых политик видимости и доступности определенных полей для определенных департаментов. Вместо того чтобы сделать отдельные таблицы для каждого департамента и дать права на всю таблицу, приходится писать сложные RLS-правила, которые накладываются на каждый SQL запрос и делают из системы черепаху. Ошибка при попытке усовершенствования Счета-фактуры может обернуться остановкой всех отделов, включая складские отгрузки. Это вырабатывает устойчивый рефлекс паники у всего персонала на новость об обновлении... А ведь не на много сложнее было добавить разные таблицы для разных видов документов. Но разработчики часто идут по пути наименьшего сопротивления не представляя последствий при масштабировании системы в условиях быстроменяющейся среды.

И вот мы подошли к ответу на вопрос: почему нельзя просто сделать кнопку "Создать Письмо. Ввести адрес. Отправить."? Вся проблема кроется в том, что в разных карточках одного и того же физ.лица будет один и тот же e-mail. Т.е. если сделать такую кнопку, то кроме email-а адресата нужно вводить еще и вид карточки, к которой нужно будет прикрепить данное письмо(сообщение). Кроме того это повлечет необходимость создания еще дополнительного функционала. Но ведь сразу можно просто зайти в нужную карточку и написать оттуда. Это нагляднее и удобнее. А в некоторых карточках шаблонные письма можно отправлять в один клик. С другой стороны, отправив письмо вы его можете увидеть только в соответствующей карточке. Но если Вы будите отправлять письмо из подобного функционала, то Вы можете не понять\забыть\... отправляли ли Вы письмо этому клиенту или нет? И отправить ему письмо два раза.

Еще один фактор: при отправке письма из карточки, оно тут же появляется в виде Сообщения на Ленте. Но если в процессе отправки произошел какой-то сбой и письмо не было отправлено, то возле сообщения появится иконка с красным конвертом. Соответственно Вы теряете возможность оперативно отреагировать на ситуацию с ошибкой доставки письма. А если клиент очень ждет Ваше КП?

Но несмотря на все эти доводы многие начинающие пользователи упорно пытаются вести все взаимоотношения в карточке "Контакта", а разработчиков просят перенести в нее функционал из карточек Сделка, Заказа, Заявки на отгрузку и пр. Карточка "Контакта" предназначена для обсуждения общих вопросов с этим человеком\компанией, например возможность предоставления скидки за большое количество заказов. Но если Вы обсуждаете конкретный заказ, то делайте это в карточке Заказа. Рекомендуем установить корпоративные правила разделения информации по разным Карточкам.

"При чем здесь карточка Контакта?" спросите Вы. Я уже говорил, что в Odoo была кнопка [Отправить]. При отправке письма Odoo автоматически определяла к какой карточке привязать это письмо. Алгоритм был простой: сначала ищем Контакт в данным email, если нашли то привязываем к нему. Системе было все равно что этот Контакт - старый клиент, с которым сейчас открыто несколько сделок, а это письмо касается только определенной сделки, и правильно было бы его привязать именно к это конкретной сделке. Система в большинстве случаев связывала письмо с Контактом, и нельзя было выбрать тип карточки. Надеюсь, у меня получилось ответить на вопрос: "Почему в Odoo 11 пропала кнопка [Отправить] из раздела Общение?"

Итак, письмо к Адресату нужно писать из карточки соответствующей теме письма. Если обсуждается Сделка №1, то из карточки Сделки №1, если нюансы доставки заказанного товара, то из карточки Доставка товара, если обсуждаете детали проведения собеседования о приеме на работу, то из карточки Кандидата, и т.д.

Если с этим разобрались, то двигаемся дальше.

Где в Odoo архив всех моих писем

Это атавизм, который убрали ради Вашей же пользы

Если вы, все же, задаетесь вопросом: "где мне посмотреть все мои отправленные и принятые письма?". Позвольте спросить: "А зачем Вам они все?". Если Вас интересует конкретный заказчик, то Вы всегда можете открыть карточку Контакта этого заказчика. Если требуется, то оттуда Вы можете открыть все Заказы этого конкретного заказчика, все Доставки по его заказам, все Оплаты,... Зачем Вам видеть "все" Ваши письма? Если Вы хотите оценить объем проделанной работы за период, то для этого есть соответствующий отчет.

Почитайте оригинал статьи от самого Фабиана Пинкарса(один из основателей системы) о концепте почты в Odoo по этой ссылке. А по этой ссылке наш перевод. В ней он говорит, что они проектировали Пользователь-ориентированную систему, чтобы работать в ней было комфортно и эффективно. Подумайте, регулярно просматривать архив с сотнями\тысячами(у каждого по-разному) писем продуктивно? И в чем заключается продукт? Одно найденное письмо в час? Архив это большая куча разных писем в одном месте. Если Вы ищите конкретное письмо, то Вы ищете иголку в стоге сена. Конечно, есть поиск, но если он не помогает, то что вы делаете? Глазами просматриваете письмо за письмом, страницу за страницей. Если не нашли, то открываете другую папку, где предположительно может быть это письмо и снова...   Даже с психологической точки зрения: постоянный просмотр большого количества информации порождает быструю умственную усталость. Человеку сложнее после этого сосредоточится. Если Вы работодатель, то задумайтесь, какова ценность для компании данного регулярного поиска каждого сотрудника? Слышал историю как руководитель компании говорил своим сотрудникам: "Вы очень дорого обходитесь компании! Поэтому, если вам мешает кондиционер или даже муха, то не терпите! Говорите что Вам мешает работать эффективно. Я хочу что бы ваша отдача была максимальной."

"Но если мне нужно найти письмо, то какая альтернатива копанию в архиве писем?" - спросите Вы. Просто связывать каждое письмо не только с конкретным адресатом, но и с темой письма - Карточкой. Вам необходимо только первое письмо написать клиенту из нужной карточки. При дальнейшей переписке Odoo подставит в него невидимые атрибуты и далее все письма по этой Теме будут автоматически связываться с этой Карточкой.

Многие почтовые сервисы давно имеют подобный функционал. В ящике можно создать "Группы\Темы писем" и вручную раскладывать письма по Темам. Odoo продвинулась в этом вопросе на порядок дальше. Например: можно написать функционал Действий, и прикрепить выполнение этих Действий к "отправке" или "получение" письма по определенной Теме. Например при первом входящем письме от клиента, которое автоматически было слинковано с карточкой Сделки, если в этом письме присутствует(либо отсутствует) определенный текст, то отправить клиенту SMS\MMS или email с акционным кодом, или Коммерческим предложением, или ссылкой на ВИП ресурс... все зависит только от фантазии Ваших маркетологов.

Итак, архива всех писем в Odoo нет, чтобы облегчить Вам жизнь. Архив писем для каждого сотрудника можно сделать, и это не сложно. Но нужно ли? Администратор может посмотреть абсолютно все письма всех пользователей за все периоды, но это нужно рассматривать как особенный, ручной функционал на крайний случай.

Но если мы вас не переубедили, то по этой ссылке за 49евро Вы можете купить модуль, добавляющий функционал Архива писем, который был в Odoo 8.

Если с архивом писем разобрались, то двигаемся дальше.

Odoo это событийно-ориентированая система

Что это значит и при чем здесь электронная почта

 Этот момент важен для дальнейшего понимания. Что это значит "сбытийно-ориентированная система"? Давайте сначала рассмотрим системы прошлого поколения. Система представляет собой интерфейс(например меню) для доступа ко всему необходимому пользователю функционалу, который может понадобиться пользователю. Скрывается только функционал запрещенный данному пользователю ролевыми политиками. Из-за большого объема различных действий пользователям приходилось писать себе инструкции с графиком действий и последовательностью действий. Вы видели у бухгалтеров толстую исписанную тетрадь с инструкциями по определенным действиям? Обычно IT-шники списывают этот момент на слабую память бухгалтеров, на их возраст, и на то что мышление бухгалтера заточено запоминать только бухгалтерскую информацию, но не техническую. Это ошибочное мнение.

Во 1-ых ИТ-шники пишут систему, но никогда в них не работают, поэтому ИТ-шники не могут оценить удобство использования своих творений. В наше кризисное время всегда не хватает ресурсов компаний на должность UX\UI дизайнера.

Во 2-ых в нашем стремительно меняющемся Мире системы меняются так же стремительно. Вчера была кнопка, теперь нужно гладить экран, завтра жестами махать перед камерой и давать устные команды, послезавтра чтение мысли со своим интерфейсом,... А в это время разработчики продолжают использовать git, которому уже более 13лет, и кодить в консольном vim-е, которому уже более 27лет. И за это время в них не многое изменилось. Я, конечно, утрирую, но тенденция есть.

В 3-их у некоторых пользователей, таких как бухгалтеры, очень широкий набор обязанностей, которые нужно выполнять в жесткие сроки. Учитывая при этом п.1 и п.2 - чтобы не запутаться им ничего другого не остается, как писать себе графики и инструкции. Например: для того чтобы посмотреть остаток партии по складу уценки, нужно зайти в меню Склад > Запасы > Уценка > Отчеты > Отчет по остаткам; а чтобы проверить почему полезло красным сальдо валютного банковского счета: Меню > Банк > Отчеты > Обороты по валютным счетам > выставить все нужные: фильтры, группировки, сортировки и флаги. Согласитесь что в большом дереве меню легче запутаться чем в маленьком. Я не считаю, что "вся вина на пользователе" и "защиты от дурака не существует". Не знаю как Вас, но меня обижает фраза: "нужно было включить мозг".

Событийно ориентированная-система "ведет" пользователя. Сама система говорит пользователю, на каком этапе он сейчас находится и отображает ему функционал, актуальный только для данного этапа. Это напоминает работу интерфейса "Мастера" или "Помощника": Шаг1 > ввести нужную информацию > Далее > Шаг2 > ввод информации > Далее > Шаг3 ... > Завершение.

Например: если Сделка находится в состоянии Черновик, то зачем показывать кнопку "Создать заявку на склад для отгрузки"? Эта кнопка должна отображаться после поступления оплаты(если вы работаете только по предоплате), после подтверждения Заказа, после [у каждой фирмы своя специфика]. Эта кнопка будет путать пользователя. Пользователь может нажать эту кнопку случайно, или по усталости, или кто-то отвлек, или чтобы проверить что будет,... Вы можете штрафовать и увольнять людей за неверные нажатия, но они не перестанут нажимать то что нельзя. Самое неприятное то, что в системах сложно реализовать реакцию на абсолютно все некорректные действия пользователей. Поэтому ущерб от некорректных действий пользователя непредсказуем и иногда запускает "цепную реакцию проблем".

Так, как же работает система нового поколения? Для ее корректной работы требуется: 1. изначально четко определить дерево бизнес-процесса; 2. запрограммировать этот бизнес-процесс в виде шагов(состояний); 3. определить доступность на каждом шаге функционала. А теперь самое важное: реализовать системные Уведомления(Рекомендации, Задания) пользователю о его дальнейших действиях.

В корректно настроенной событийно-ориентированной системе пользователю остается только четко следовать инструкциям системы. Вероятность неверных действий сведена к минимуму. Согласитесь что пользователям комфортнее работать в системе которую им сложно поломать своими некорректными действиями. Следовать подсказкам системы на порядок комфортнее чем самому следить за важными задачами. Например, пользователь тратит много психической концентрации на мысль о предстоящем завтра Крайне Важном задании, потому что боится о нем забыть. Каждый раз он тратит время, чтобы ввести напоминание в смартфоне и т.п. Уйдет, этот сотрудник, придет новый и ему снова придется делать себе напоминание. А что если один раз сделать это напоминание частью системы и система сама будет уведомлять сотрудника. Сотрудники всегда будут уходить и приходить новые, теперь не потребуется настройка напоминаний и передача тетради с инструкциями. Более того, создать задание по события в каком-либо процессе будет архитектор бизнес-процессов, а исполнителям нужно просто ответственно выполнять свою работу. Пусть Ваши пользователи тратят концентрацию на качественное выполнение своих должностных обязанностей. Вы можете расширять свой бизнес без неприятия пользователями новшеств.

Очевидно, что системе Odoo принципиально важно, чтобы бизнес-процессы были изначально правильно настроенные. Без этого эффективность системы сильно падает. Многие говорят, что в нашей компании нет четких бизнес-процессов, поэтому мы не можем их формализовать. На самом деле они всегда есть, но иногда дерево бизнес-процесса очень разветвленное и из-за этого сложно формализуемо. Но если у сотрудника такая сложная работа, что делать компании если, например она уйдет в декрет?

Итак, мы разобрались что значит "событийно-ориентированная система". Осознали важность системных "Уведомлений" и правильной настройки этапов бизнес-процесса. Двигаемся дальше...

В чем разница между "Сообщением" и оригинальным "Email-ом"

Где папки: Отправленные, Черновики, Корзина, Спам,...

 Система Odoo реализует на столько прозрачные механизмы работы с почтой, что может показаться, что Вы работает с электронной почтой, но это не так. Odoo использует электронную почту как инструмент доставки сообщений. То что Вы видите в Odoo это НЕ почтовый ящик. Это Система Управления Взаимоотношениями и работает она по другому. Мы все привыкли работать с электронными письмами, но Odoo работает иначе. Здесь нет привычных почтовых папок Входящие, Отправленные, Черновики, Спам, Корзина, и пр. Нельзя создавать пользовательские папки\группы Семья, Работа, Мариванна из бухгалтерии, ...

Когда Odoo загружает сообщение с почтового сервера, с определенного электронного ящика, она его парсит("читает") для того чтобы определить к какой Карточке его привязать и сохраняет как "Сообщение". Сообщение это не тот же имейл. Odoo пытается убрать из сообщения подписи и логотипы фирмы в подвале потому, что они занимают место в базе данных. Определяются подписчики Карточки, к которой было автоматически прикреплено это письмо, и им "рассылаются" уведомления. Проводится много других манипуляций, после чего электронное письмо удаляется из системы, а Сообщение, привязанное к Карточке остается.

В Odoo можно включить для конкретного входящего электронного ящика опцию: "Сохранять оригинал письма". В таком случае письмо не удаляется, но база данных начинает "расти быстрее".

Так же Odoo сама создает уведомления, для того чтобы проинформировать пользователя о важных событиях. Например при поступлении оплаты от клиента, при закрытии задачи исполнителем, при поступлении недостающего товара на склад по определенному заказу, ... Другими словами "Сообщения" это не только "Электронные письма". Далее мы расскажем о типах сообщений и видах сообщений.

В Odoo "Сообщения" и "Email-ы" это разные модели(таблицы), которые находятся в разных разделах:

Настройка > Технические(в режиме разработки) > Email > Сообщения

Настройка > Технические(в режиме разработки) > Email > Эл. почта

Итак, Odoo загружает оригинальное письмо, "читает" его, создает "Сообщение" и удаляет оригинал письма.

И вот наконец, мы подобрались к самым сложным вопросам. Если Вы устали, то стоит сделать перерыв на кофе, а затем продолжить складывать эту мозаику...

Письма из Входящих пропадают! Куда и почему?

Почему Odoo меня поздравляет, с тем, что мой ящик пуст?

 Odoo это система, которая делает работу пользователей удобной и эффективной. Но как любой инструмент, им нужно уметь пользоваться. В прошлом разделе мы выяснили, что регулярно разгребать мегатонны информации это контрпродуктивно и есть другие эффективные методы. Вот это один из них "метод Ознакомления с информацией".

Папка Входящие в разделе Общение это то, с чего начинают свой рабочий день любой пользователь Odoo. То что пользователь видит в папке Входящие, это не совсем письма. Это системные уведомления(извещения) пользователя, о том, что ему нужно обработать(ознакомиться с, отреагировать на, сделать,...). Эти уведомления содержит текст оригинального письма, поэтому выглядит как письмо, но это не совсем так. Относится к нему нужно как к уведомлению. Само оригинальное "Сообщение"(выглядит абсолютно так же как уведомление) всегда хранится в Карточке и никуда оттуда не пропадет. Не переживайте, из Карточки Сообщение нельзя удалить или отредактировать.

Когда Odoo считает, что Вы уже "Ознакомились" с Сообщением? На первый взгляд может показаться, что прочитав Сообщение в папке Входящие - Вы уже с ним ознакомились. Но это поверхностное мнение. Допустим Вы видите письмо от клиента, прочли содержание, но Вы не знаете темы обсуждения и последних договоренностей. Можно ли считать, что Вы уже в курсе дел? Нет. Вот когда Вы откроете Карточку, к которой привязано данное Сообщение, ознакомитесь с ней и последними сообщениями, вот тогда можно считать, что Вы "приняли" информацию. Карточка открывается в один клик на ссылке в заголовке этого Уведомления.

В папке Входящие вы видите сразу все новые письма в открытом виде. Это сделано для уменьшения времени на обработку корреспонденции. Например, Вы можете Ответить просто нажав на иконку в меню Сообщения. Данное меню появляется только при наведении курсора на сообщение. Это сделано чтобы не рассеивать Ваше внимание лишней информацией.

Если Вы видите, что это спам, не важная информация, или информация не требующая дальнейших действий, то не нужно открывать соответствующую Карточку, чтобы удалить его из Входящих. Просто нажмите на крестик возле сообщения.

Бывают досадные случаи, когда пользователь в спешке нажимает на Крестик в меню Сообщения. Сообщение исчезает из папки Входящие, а тут пользователь осознает, что он не до конца обработал это сообщение, да к тому же не запомнил связанную Карточку. Тут можно только посочувствовать. Если это было действительно Важное сообщение, то иди те к Админу за помощью, только он может попытаться отыскать это сообщение.

Совет, не закрывайте сообщения не обработав. С опаской относитесь к кнопке "Отметить все как прочитанные". Проще каждое сообщение закрыть крестиком, чем потом долго искать случайно закрытое сообщение.

Если Вам регулярно приходится искать конкретное письмо, но не знаете в какой карточке его искать, значит у Вас не корректно настроен бизнес-процесс. Таких ситуаций быть не должно.

Итак, Odoo считает факт "ознакомления" с сообщением по факту просмотра Карточки, связанной с этим сообщением. После того как Вы "ознакомились" с сообщением, Odoo удаляет это сообщение из ящика Входящие.Можно в один клик настроить получение этих уведомлений на свой личный или корпоративный e-mail на Вашем смартфоне, чтобы оперативно реагировать. В такие уведомления Odoo вставляет корпоративный заголовок и кнопку перехода на связанную с этим Сообщением Карточку, чтобы Вы могли оперативно реагировать.

Например, Вы в дороге, в систему "упал" новый заказ, Odoo отправляет "уведомление" об этом событии на Ваш личный емейл, на Вашем смартфоне подключен Ваш личный почтовый ящик и при поступлении на него информационного письма смартфон известит Вас об этом. Вы можете не только прочитать на смартфоне текст письма, но и кликнуть на кнопку в письме "Открыть карточку". При этом откроется браузер с корпоративной Odoo и связанной карточкой, где Вы можете прочесть всю переписку по этой Карточке.

В папку Входящие "попадают" не только уведомления о письмах. Например там можно увидеть сообщения о поступлении оплаты от клиента, о закрытии задачи исполнителем, о поступлении недостающего товара на склад по определенному заказу, ... Это так же инструмент формального и неформального общения между сотрудниками разных отделов.

Если Вам мало наших объяснений, то рекомендуем прочитать наш перевод статьи Фабиана Пинкарса о концепте работы почты в Odoo.

Но что если Вы ознакомились, но не можете в данный момент выполнить работу связанную с данным письмом? Если Вы откроете Карточку, то письмо исчезнет из Входящих и Вы его не увидите больше, забудете о нем, и не выполните работу! Что делать? Не ознакамливаться с письмом? Пусть письмо висит во Входящих до тех пор пока у Вас не появится время? Конечно нет. Но перед тем как мы объясним, небольшое уточнение слова "Уведомление"...

Odoo > Общение > Входящие

Odoo CMS - это большая картина

Три сообщения во Входящих и Всплывающее Уведомление справа

Сообщения созданы автоматически при входящем звонке от внешнего контакта: Жанны Владимировна на корпоративный номер.

С зеленым бэйджем - принятый звонок, который можно прослушать. С красным бэйджем - пропущенный звонок. С синим - звонок еще не завершился.

Узнать больше »

Что такое "Всплывающие уведомления" или "Нотификации"

Чем они отличаются от Уведомлений в папке Входящие

Odoo CMS- Пример плавающего изображения
Пример Всплывающего уведомления о входящем телефонном звонке.
Голубым цветом отображаются кликабельные ссылки, открывающие соответствующие Карточки.

В предыдущем разделе мы рассказывали, что в папке "Входящие" "Сообщения" это системные "Уведомления". Нужно понимать, что слово "уведомление" мы использовали как метафору, чтобы максимально точно передать назначение данного функционала. Дело в том, что в системе Odoo есть набор различных механизмов уведомлений пользователя. Поэтому когда говорят "Уведомления" лучше уточнить о каком способе уведомлений идет речь. Что бы не было путаницы для тех кто не знает, расскажем еще об одном механизме уведомлений: "Всплывающие уведомления". Выглядят они вот так:

 Работают они через Календарь, совершенно иначе чем "Сообщения".

Например: назначив встречу вы можете включить напоминания об этой встрече за 3часа, и за 1.5час и за 30минут и за 10минут. Всего Вы увидите 4 Всплывающих уведомления.

Получив Всплывающее уведомление, Вы можете переходить по меню, открывать любые карточки, запускать отчеты, и пр. Всплывающее уведомление будет висеть на своем месте пока или пока Вы его не закроете или пока не закончится время показа.

Итак, "Всплывающие уведомления" это отдельная система уведомлений пользователей о каких либо событиях, которые достойны их внимания.

Для чего в Odoo раздел "Помеченные звездочкой"

или: "TODO", "Отмеченные", "Отложенные", "Сделать", "Долгий ящик",...

 Часто приходится слышать подобное: "Я сохраняю письма для того чтобы позже классифицировать и выполнить. Я не всегда могу оперативно прочитать все письма и запланировать себе задание. Что мне делать? Для этого я и держу архив писем, которые регулярно просматриваю, чтобы найти необработанные письма. Что мне делать без моего архива писем?"

Как раз для этих целей и сделан функционал "звездочек". В один клик на звездочке Вы можете как поместить сообщение в папку "Помеченные", так и убрать письмо из этой папки. Они будут так находится, пока Вы сами не снимите с них Звездочку. Сообщения из этой папки видны в пользовательском меню и их количество отображается в его бэйдже, так что Вы всегда можете их видеть, или открыть из выпадающего меню.

Одно и то же сообщение отображается всем пользователям, кому доступна данная информация, согласно их прав доступа. Добавление определенного сообщения в папку Помеченные работает для каждого пользователя независимо. Т.е. помечая сообщение звездочкой пользователь делает это только для себя. Так же, Вы не можете "кому-то" пометить звездочкой или снять звездочку с сообщения. Если же Вы хотите сделать кому-то задание, то для этого есть соответствующий функционал в Календаре. Вообще Odoo Календарь и его интеграция с Google Calendar это большая, отдельная тема, достойная видео-обзора.

Важно понимать, что данный функционал "отмеченных сообщений" никак не заменяет функционала планировщика заданий. Используйте перемещение Сообщений в папку "Отмеченных" только, если не можете сразу обработать сообщение и Вам нужно будет к нему вернуться. А так же в случаях если Вы не можете запланировать конкретную дату выполнения данной работы. Не используйте его для того чтобы хранить в нем сообщения как задания. Для заданий есть Календарь и функционал Запланированных заданий в Карточках.

Итак, мы разобрались что "Отмеченные звездочкой сообщения" это сообщения, отложенные для обработки на потом, но это не замена планировщику заданий.

Какие эл.ящики создавать, а какие нет!

Почему не нужно создавать и привязывать email-ы каждого сотрудника.

 Это КРАЙНЕ Важная для понимания информация!

Важно заметить, что Входящие и Исходящие почтовые ящики настраиваются по-разному. Что я имею в виду? Перед тем как я это объясню, вынужден забежать наперед и показать, что Самая Важная для понимания информация в этом разделе это:

НЕ нужно в почтовом сервере создавать электронный ящик каждому сотруднику и привязывать его к Odoo!

НЕ нужно в Odoo в Исходящих почтовых серверах указывать для каждого сотрудника его электронный ящик!

НЕ нужно в Odoo во Входящих почтовых серверах указывать для каждого сотрудника его электронный ящик!

Я забежал наперед, потому что пользователи, не дочитав следующие параграфы и не осознав зачем нужен в Odoo catchall ящик, бегут настраивать почту, а потом тратят нервные клетки на устранение проблем. Погодите, не спешите, прочитайте вначале про кетчолл, а потом пробуйте.

Позвольте поделиться с Вами своим опытом. Как ни странно, но системные администраторы ни чуть не радуются это новости. Хотя(а может быть "из-за") это автоматизирует часть их достаточно однообразной работы по созданию электронных корпоративных ящиков пользователей(даже если Вы это делаете скриптами). Если Вы тот самый Администратор, и при слове "catchall" в Вас возникла жгучая неприязнь, и страшные картины: "ящика заваленного спамом" и "забаненый IP-адрес маски Вашей подсети, содержащий почтовый сервер с кетчолл ящиком", то не спешите делать преждевременные выводы.

Итак, в Odoo не нужно заводить ящики для каждого сотрудника! А какие ящики нужно заводить?

Для корректной настройки Odoo во Входящих(речь пока только о Входящих!) почтовых серверах системным администраторам нужно создать и привязать к Odoo ящики для: Отделов, Департаментов, функций и кетчолл, но НЕ для сотрудников. Обычно это ящики catchall@your-domain.corp, info@your-domain.corp. sale@your-domain.corp, hr@your-domain.corp, ... Эти ящики привязываются к Odoo в разделе Входящих почтовых серверов. Почему, поясним далее отдельно...

Так же необходимо создать и привязать один или несколько кэтчолл ящиков в разделе Исходящие сервера. Еще раз хочу подчеркнуть, в Исходящих серверах, не нужно указывать никаких других ящиков, кроме как кэтчолл ящик.

Обычно одного кетчолл ящика достаточно, но если количество писем отправляемых в час значительное(например массовая рассылка более 500 писем), то для ее быстрой доставки желательно указать несколько catchall почтовых серверов для отправки.

Почему ящики нужно создавать только для Департаментов и функций

Что значит электронный ящик "для функций"

 Odoo это пользователь-ориентированная система. Она автоматически делает очень много рутинной работы за пользователя, активно используя любые каналы(email, sms\mms, телефонные звонки, skype, telegram, facebook, ...) для связи с внешними контактами, но активнее всего Электронную Почту.

Odoo отслеживает события, в частности "события отправки\получения электронных писем" и выполняет автоматические действия.

Например система Лидогенерации: при поступлении письма на ящик sales@your-domain.corp Odoo:

1. создает и заполняет карточку нового Лида(т.е. "Сделка" или "Возможность") с "Лентой обсуждения",

Например если Лид создается не из письма, а из формы "Свяжитесь с нами" на сайте, то на основе геоданных его ip-адреса, языка браузера, и пр. определяется: Страна контакта, Язык для общения, Валюта, маска телефонного номера,...

2. создает в Ленте системное сообщение "Создан новый Лид (дата-время)" с типом "Создание Лида",

3. всех, кто подписан через авто-подписку на этот тип системных сообщений(обычно это тимлид), добавляет в Подписчики данной Ленты.

4. создает системные уведомления "Внимание, создан новый Лид" и рассылает его всем, кто подписан на событие с типом "Новый лид".

5. создает в Ленте новое сообщение с текстом оригинального письма

Для корректной работы подобных автоматических механизмов, необходимо разделять электронные ящики по их функциональному назначению. Если у Вас будет только один электронный ящик для всех типов писем, то подобная автоматизация невозможна. Вам придется на данную работу назначить ответственного, который будет вручную перечитывать всю корреспонденцию и выполнять функцию маршрутизатора. Для справки: телефонная АТС расшифровывается как Автоматическая Телефонная Станция. Первый патент на АТС был выдан в 1889 году. Т.е. уже более 128лет. До появления АТС были ручные телефонные станции.

Вот как выглядела телефонная маршрутизация до появления АТС:

Конечно, электронная почта появилась не так давно как телефонная связь, но мы только сейчас переходим от ручной маршрутизации корреспонденции к автоматической. И это в век развития Интернета Умных Вещей, нейросетей с глубинным обучением, автомобилей с автопилотом, нанотехнологий, 3D печати органов, приборов считывания мыслей,...

Итак, для работы автоматических механизмов обработки электронных сообщений требуется разделение электронных ящиков по их функциональному назначению, для привязки автоматических функций к емейлам.

Если быть точнее, то автоматические функции запускаются событиями, происходящими с электронным ящиком или письмом. Так как Odoo открытая система, то это могут быть любые события как: поступление письма на емейл, отправка письма из Odoo через определенный электронный ящик, загрузка письма в Odoo содержащее определенный текст или вложение,... Но классическая для Odoo "автоматическая функция" это - "создание карточки", а "событие", запускающее эту функцию это - "загрузка письма с определенного электронного ящика". Мы называем этот процесс "карточко-генерация".

Обращаем ваше внимание, что при поступлении на функциональный емейл ответного письма, Odoo не создаст бездумно еще одну карточку, а привяжет ответ к существующей карточке, из которой было отправлено оригинальное письмо.

Забегая наперед, скажем что "функциональные емейлы" так же могут быть виртуальными, а связь с соответствующими "фукнциями" происходит через "почтовые Алиасы".

Почему не стоит создавать емейлы для сотрудников в Odoo

О наболевшем

 Прежде всего создать ящик для каждого сотрудника требует времени. Конечно в некоторых компаниях сисадмины с годами почти полностью автоматизировали этот процесс. Ребята, мы понимаем, что вам больно смотреть на "настройку этой автоматизации" как на зря потраченное время, потому что с пришествием Odoo она стала не нужна. Что сказать? Сочувствуем, но прогресс не остановить. Но посмотрите на тех админов, которые заводят ящики вручную. Вам их не жаль?

Те системные администраторы или пользователи, которые создают электронные ящики вручную, тратят на это массу времени. Посмотрите статистику за месяц, год. А время пользователей, это затраты компании. Труды Ваших администраторов могли бы быть использованы с бОльшей отдачей, чем следить за десятками\сотнями\тысячами электронных ящиков пользователей.

Кроме того, если письма остаются в ящиках, то за ними нужно следить: каждый ящик нужно привязать к ПО, проводить периодическую архивацию и пр. Место на серверах и архивах = затраты компании.

Иногда говорят: "У нас только МарИванна выполняет функции HR. Почему мы не можем создать ящик MaryVanna-HR@your-domain.corp?" Создать такой ящик Вы конечно можете и он вполне будет работать. Но задумайтесь о последствиях ухода Марьи Ивановны из Вашей Компании?

Первый вопрос: блокировать ли электронный ящик "MaryVanna-HR@your-domain.corp"? У всех кому она писала остался ее ящик "MaryVanna-HR@your-domain.corp". Возможно они захотят написать в Вашу компанию письмо. Что бы это письмо зашло в систему ящик должен существовать. Соответственно его нельзя удалять.

Далее, на место Марьи Ивановны Вы возьмете Кукушкину Галину Петровну. Какой ящик ей создавать? Если Галине сделать еще один ящик, то ей придется отслеживать два ящика, да и Odoo не будет корректно работать с двумя email-ами пользователя.

Допустим мы сделаем переадресацию всех писем с ящика "MaryVanna-HR@your-domain.corp" на ящик "GalPet-hr@your-domain.corp". Это решит часть проблем. Но люди пишут на ящик MaryVanna-HR@your-domain.corp, а ответы будут получать с ящика GalPet-hr@your-domain.corp. У них сразу же может возникнуть вопрос "С кем они общаются?"

Поработала Галина в Вашей компании и ушла. Пришла Королевска Василиса Павловна. Вы ей создали ящик "QueenValPal-hr@your-domain.corp". Как будете настраивать переадресацию? Если просто с Галины на Василису, то письмо может долго идти по длинному маршруту: Марья > Галина > Василиса. И с каждой сменой HR-а этот маршрут будет увеличиваться. Правильно будет с ящиков всех уволенных сотрудников на Василису. Но чем больше уволенных, тем больше ящиков перенастраивать. Тем больше объем работ админу. Т.е. с течением времени затраты на заведение нового пользователя в систему будут расти. Это не масштабируемая система.

А что делать если Марья Ивановна сменит должность и перейдет в Департамент Бухгалтерии. Вы создадите ей ящик "MaryVanna-Accounting@your-domain.corp". Теперь уже Марья Ивановна продолжит общаться с Вашими клиентами в качестве бухгалтера. Думаю Ваши клиенты без объяснений сами не разберутся с кем они общаются и что вообще происходит.

Но что мешает создать один электронный ящик HR@your-domain.corp и забыть обо всех этих проблемах? С Odoo - ничего не мешает! Более того, в Odoo сделано так, чтобы:

1. при отправке письма из Карточки, оно уйдет через ящик кетчолл,

2. клиент получит его и в поле "Отправитель" увидит тест "Марья Ивановна MaryVanna@your-domain.corp",

Причем этот ящик "MaryVanna@your-domain.corp" виртуальный! Его не нужно создавать на почтовых серверах!

3. а если клиент нажмет Ответить и напишет ответ, то ответное письмо зайдет через кетчолл ящик и будет прикреплено к нужной Карточке.

Подробно, с примерами мы распишем весь процесс движения писем в следующей статье.

Итак, электронный ящик с функцией почтового сервера "кетчолл", привязанный к Odoo и вашему доменному имени: позволяет не создавать каждому сотруднику физический емейл на почтовых серверах, а использовать виртуальные(несуществующие) емейлы пользователей. Другими словами, "кетчолл" + "SMTP релей" + Odoo это технологический стек, который очень сильно оптимизирует корпоративные затраты на почтовую инфраструктуру и делает ее более масштабируемой.

До появления данного стека технологий, просто не было другой альтернативы как заведение каждому сотруднику емейла. К стандартному заведению емейлов каждому пользователю все так привыкли(корпоративные стандарты, налаженные бизнес-процессы, обученный персонал, откатаная инфраструктура, ..., привычки, мышечная память, предубеждения, вера), что люди с трудом осознают преимущества подхода, предлагаемого Odoo Фабианом Пинкарсом. А если учитывать еще и противодействие этой технологии со стороны людей(из-за страха сокращений в результате автоматизации, лени осваивать что-то новое, нежеление вкладывать средства в модернизацию инфраструктуры, элементарной технофобии, ...), то становится понятно, почему процесс идет так медленно. Например, на данный момент нет ни одной статьи сравнивающей оба техонлогических стака("classic emails" vs "corporate catchall") по: скорости разворачивания, стоимости внедрения, пропускной способности, отказоустойчивости, противодействию спаму и вирусам, затратам на обслуживание, удобству работы, ...

Подробнее о кетчолл, читайте в нашей статье: "Все о технологии кетчолл".

Схема загрузки писем в Odoo

Объяснение различий между двумя базовыми механизмами загрузки писем

Общую схему работы почты в Odoo можно представить так:

1. На кетчолл ящик или на другой ящик поступает письмо адресовано кому-то из вашего домена.

Примеры корректной настройки:

письмо пришло на catchall@your-domain.corp адресовано info@your-domain.corp. Т.е. с кетчолл на функциональный емейл.

письмо пришло на catchall@your-domain.corp адресовано it-department@your-domain.corp. Т.е. с кетчолл на емейл ИТ департамента.

письмо пришло на catchall@your-domain.corp адресовано QueenVasilisaPavlovna@your-domain.corp. Т.е. с кетчолл на емейл пользователя.

письмо пришло на crm@your-domain.corp адресовано crm@your-domain.corpp. Т.е. на функциональный емейл.

письмо пришло на info@your-domain.corp адресовано info@your-domain.corp. Т.е. на функциональный емейл.


Примеры НЕ корректной настройки:

письмо пришло на catchall@your-domain.corp адресовано catchall@your-domain.corp. Т.е. кетчолл, который используется еще и как функциональный емейл.

письмо пришло на crm@your-domain.corp адресовано QueenVasilisaPavlovna@your-domain.corp. Функциональный емейл(crm@your-domain.corp) используется как кетчолл.

письмо пришло на crm@your-domain.corp адресовано info@your-domain.corp. Функциональный емейл(crm@your-domain.corp) используется как кетчолл.


2. Odoo, через механизм переодических заданий(через определенный интервал времени), загружает все непрочитанные письма со всех подключенных, входящих, реальных почтовых емейлов. При идеальной настройке это только кетчолл емейл.

3. Odoo определяет: это письмо "новое" или это письмо "ответ" на письмо, отправленное из Odoo. Как она это делает, мы поясним ниже.

Важный момент: для Odoo существует разница клиент нажал "Ответить" или "Новое письмо".

Например: пользователь Odoo написал письмо клиенту. Клиент получил письмо, но вместо кнопки "Ответить" он копирует в буфер емейл отправителя (например crm@your-domain.corp) нажимает "Новое письмо", в поле "Получатель" вставляет из буфера емейл, пишет и отправляет ответ. В этом случае Odoo классифицирует это письмо как новое и создаст нового Лида, вместо того чтобы прикрепить данное письмо к Ленте оригинального письма.

4. если это письмо "ответ" на письмо, отправленное из Odoo("оригинальное письмо"), то Odoo прикрепляет его к Ленте карточки, в которой находится оригинальное письмо. А затем уведомляет подписчиков этой Ленты о поступлении нового письма. На этом процесс завершается.

Внимание: не важно на какой емейл поступило письмо, не важно какой почтовый алиас создан для данного емейла, не важно какая модель привязана к данному емейлу,... Odoo не будет создавать карточку. Она только привяжет это письмо к Ленте оригинального письма. Здесь Лента напоминает "Цепь сообщений".

Например: письмо пришло на емейл crm@your-domain.corp. На этот емейл у вас настроена лидогенерация(т.е. модель crm.lead). Допустим входящее письмо, это ответ на письмо отправленное из карточки Партнера(т.е. модель res.partner). В таком случае новый Лид не будет создан несмотря на то, что настроена лидогенерация, а данное письмо будет привязано к Ленте Партнера.

Конечно в Odoo можно делать все что угодно. Например, при загрузке емейла "ответа" можно автоматически(программно) создавать новые карточки, но данная схема сложна для понимания, а цель данного раздела пояснить сам принцип работы механизмов.

5. если это новое письмо, то Odoo вначале пытается запустить механизм карточкогенерации. Внимание: если механизм карточкогенерации по каким-то причинам не будет запущен, то это письмо не будет загружено в систему! Это сделано для фильтрации спама на кетчолл ящике. Еще раз, внимание, если Вы не настроили механизм карточкогенерации для емейла, то Вы будите терять письма, со всеми вытекающими последствиями!

Перефразирую, если Вы каким либо способом(раздаете визитки, указываете на сайте, в договорах,...) даете клиентам свой корпоративный email, то будьте готовы, что Ваши клиенты(существующие или потенциальные) напишут Вам первыми. И если в Odoo не будет настроена карточкогенерация для этого емейла, то это письмо Вы потеряете! Без Вас Odoo не может догадаться карточку какого типа создавать при загрузке письма с этого ящика. Odoo это не только CRM, и с Лидов тут все только начинается, а не заканчивается.

Итак, в Odoo существует два различных механизма загрузки писем. Один для "новых" писем, другой для "ответов". Для "новых" писем необходимо обязательно настроить карточкогенерацию через один из механизмов Odoo, иначе письма будут потеряны.

Для создания карточки, нужно вначале определить тип карточки(название модели). Далее мы рассмотрим, как Odoo определяет модель, какие есть механизмы карточкогенерации и приоритеты их использования.

Статья будет расти

Вас ждут интересные добавления

Что такое Алиасы в Odoo? Зачем они нужны и как работают?

Что такое "Карточкогенерация"? Почему в Odoo без нее нельзя обойтись?

Какими еще способами в Odoo можно привязать "автоматические действия" к "емейлам"?

Что такое кэтчолл ящик и зачем он нужен? Почему нельзя обойтись без кетчолл ящика?

Что представляет собой "логин" пользователя в Odoo? Как используется логин=личный-email пользователя?...

Что такое Каналы? Типы каналов: приватный, общий, групповой. Немного о работе чата. В каких случаях окно чата не появляется?

Как в Odoo работает "Подписка" на Карточку? Виды сообщений? События и подписка на событие?

Что такое Авто-подписка и как она работает?

Почему "Сообщения" в Odoo это не только "электронные письма"? Что в Odoo может быть "сообщением"?

...


Если у Вас остались вопросы или предложения, то известите нас о них. Мы постараемся дополнить и улучшить эту статью.

Да пребудут со всеми нами: Знание и Понимание.

В следующей статье мы пошагово опишем процессы: настройки почты, движения письма из Odoo к внешнему Контакту и обратно, расмотрим вблизи работу кетчолл ящика.

Постскриптум

 

И все же, в Odoo администратор без программирования может:

открыть все сообщения всех пользователей;

изминить или удалить любое сообщение;

пометить звездочкой или снять звездочку с любого сообщения для любого пользователя;

перепривязать(перебросить) Сообщение из одной темы\карточки в другую;

если Сообщение создано из электронного письма, то можно Включить либо Отключить "Прикреплять копию письма со всеми вложениями к сообщениям";

...

Как это сделать, можете узнать у наших специалистов.


Все права защищены. Хотите разместить ее на своем сайте: без проблем, но только со ссылкой на наш сайт в начале статьи.