Настройка в Odoo почты gmail

простой пример для начинающих

                Данная инструкция писалась для всех(т.е. не только администраторов и программистов), кто хочет самостоятельно настроить и попробовать почту в Odoo Community Edition(Odoo CE). Поэтому, это инструкция максимально упрощена, но несмотря на это она вполне работоспособная.

                Данную конфигурацию настроек можно использовать на боевом сервере, но если вы хотите красивое почтовое имя типа "sales@your-super-pretty-domain.corp", то данная инструкция не подойдет. В частности, если вы хотите красивые имена почтовых ящиков(info@your-domain.corp, hr@your-domain.corp, ...) на почтовых серверах Gmail, то используйте Google Suite.

                В результате данных настроек Вы получите:

                • к Odoo будет привязан один электронный ящик, расположенный на gmail.com;

                • этот ящик будет работать как шлюз(catchall) для отправки всех писем любым пользователем системы Odoo;

                • этот ящик будет получать ответы(емейлы) внешних адресатов на отправленные письма и прикреплять их к соответствующим карточкам, из которых было отправлено оригинальное письмо;

                • заработают механизмы отправки писем, такие как Продажи > Заказы > Карточка заказа > кнопка Отправить Коммерческое Предложение. А так же механизмы автоматической(или по кнопке) отправки Офера\Заказа на электронную почту покупателя, при покупке товара в электронном магазине Odoo.

                В результате данных настроек Вы не получите автогенерацию карточек при поступлении письма на электронный ящик. Для этого требуются отдельные настройки почтовых Алиасов, с которыми можете ознакомиться чуть ниже, в разделе "Лидогенерация при поступлении электронных писем на кетчолл ящик". Внимание, еще раз, но другими словами: если с внешнего емейла клиент первым напишет вам письмо, то оно не будет загружено в систему, потому что Odoo не знает к какой Карточке это письмо привязывать. Эта ситуация будет видна только в логе Odoo в виде ошибки:

                ValueError: No possible route found for incoming message from Client Name <client@emai> to your-catchall@your-domain.corp (Message-Id <...@mail.gmail.com>:). Create an appropriate mail.alias or force the destination model.

                Для работы вышеуказанного функционала не нужно:

                • указывать этот ящик у каждого\любого пользователя Odoo

                • создавать и настраивать алиасы

                • указывать этот ящик в настройках Компании\Организации

                • указывать этот ящик в какой-либо карточке Контакта

                • настраивать какие-либо переадресации

                • создавать какие-либо SPF правила

                • проводить какие-либо манипуляции с доменным именем и его привязкой

                • ...

                Инструкция настройки кетчолл на gmail

                Хороший подзаголовок

                 

                1. создайте почтовый ящик на gmail.com

                Если у Вас уже есть почтовый ящик на gmail, то мы все же, рекомендуется использовать новый почтовый ящик. Особенно если в Вашем ящике много писем. Тем более, что Вам в конце придется проверить работоспособность хождения почты путем отправки на другой ящик писем. Так что Вам в любом случае нужно как минимум 2 ящика.

                Совет: если у Вас уже есть ящик на gmail, то Вы можете достаточно быстро и удобно создать еще один ящик прямо из интерфейса gmail. Для этого в интерфейсе почты нажимаете на иконку своего аккаунта > Добавить аккаунт > далее следуйте инструкциям.

                2. Odoo > Меню > Настройки > Включить режим разработчика > Технические > Почта >

                2.1. Входящие почтовые серверы > Добавить > Заполняете как на картинке. Все что выделено зеленым - не меняйте, все что красное - вводите свое

                 


                После того как заполнили > Сохранить > нажимаете кнопку "Тест и подтверждение" > Убедитесь, что статус стал "Подтверждено"

                2.2. Исходящие почтовые серверы > Добавить > Заполняете как на картинке. Все что выделено зеленым - не меняйте, все что красное - вводите свое

                 

                После того как заполнили > Сохранить > нажимаете кнопку "Проверка подключения" > Убедитесь, что появилось окно "Все выглядит корректно."

                3. Odoo > Меню > Настройки > Включить режим разработчика > Технические > Параметры > Системные параметры

                3.1. mail.catchall.domain устанавливаем gmail.com

                Не важно на каком домене у вас сейчас сайт, ставьте "gmail.com"!

                3.2. mail.catchall.alias устанавливаем равным названию кетчолл ящика без "@gmail.com". Т.е. только имя кетчолл ящика.

                4. Больше ничего не нужно менять!


                Вы можете заказать у нас услугу настройки Вашей почты. Наши цены не кусаются.

                Проверка работоспособности

                Порядок имеет значение!

                 

                • Вначале создаем в Odoo карточку: Контакт, или Лид, или Кандидат, ... Внимание: не у каждой карточки есть функционал Лента обсуждения.

                • Указываем в карточке: название, проверочный email, остальное по желанию или по требованию системы, Сохранить карточку.

                • Внизу карточки появляется Лента общения. Нажимаем кнопку "Написать сообщение". Вводим текст, нажимаем "Отправить". Проверяем, что Odoo нас добавила в Подписчики этой карточки.

                • Открываем проверочный емейл, смотрим пришло ли письмо.

                • Открываем письмо, Ответить, вводим текст, Отправить.

                • Возвращаемся в Odoo и чтобы не ждать: Меню > Настройки > Режим разработчика(не всем пользователям доступен) > Технические > Почта > Входящие почтовые серверы > открываете кетчолл ящик > кнопка "Получить сейчас".

                • Вверху в меню быстрого запуска > в иконке Беседы должен увеличиться счетчик бесед на +1. Если увеличился, то нажимает на этой иконке и в выпадающем меню видим ответ на наше сообщение > нажимаем на нем.

                • открывается Карточка из которой мы писали оригинальное сообщение > прокручиваем вниз > в Ленте самое первое сообщение и будет загруженный ответ.

                Лидогенерация из входящих писем на кетчолл ящик

                Пример карточко-генерации в Odoo

                Лидогенерация это механизм автоматического создания карточек Лидов(потенциальных Сделок) при входящем письме на указанный ящик. В нашем случае это будет кетчолл ящик, но можно(правильнее) настроить обычный ящик(например sales@your-domain.corp).

                Если лидогенерация вам не нужна, то смело можете пропустить данную настройку. Но помните: если вы указываете электронный ящик(хоть кетчолл, хоть не кетчолл) в открытом доступе(сайте, визитках,...), то есть вероятность, что ваши клиенты напишут на этот ящик первыми! Но без почтового Алиаса Odoo эти письма загружать не сможет, потому что не будет знать что с ними делать, а вы будите накапливать негативную репутацию у новых клиентов и терять старых клиентов!

                Итак, в результате данной настройки вы получите следующее. При получении первого письме от нового адресата на кетчолл ящик Odoo:

                • создаст новую карточку Лида с названием соответствующим теме письма и email-ом адресата

                • добавит системное сообщение "Создан новый лид" с типом сообщения "Создание лида",

                • добавит в подписчики всех пользователей, которые добавлены в автоподпидписку этой Команды продаж на сообщения с типом "Создание лида"

                • уведомит всех добавленных подписчиков о том, что создан новый Лид

                • добавит в Ленту обсуждения этого Лида - еще одно(2ое) сообщение с текстом электронного письма

                Внимание: при этом Контакт не будет создан! Будет создана только карточка Лида, но если Контакт с этим электронным адресом уже присутствовал в системе на момент создания Лида, то Odoo привяжет этот Контакт к новому Лиду.

                Внимание: Лид создается не каждый раз, а только в ответ на первое письмо!

                Пример 1: клиент написал первый раз, создан Лид, пользователь написал из Карточки этого Лида электронное письмо этому Клиенту, Клиент его получит, нажал Ответить, ввел ответ и Отправил. При этом Odoo не(!) создаст новый Лид, а добавит это письмо в Ленту уже созданного Лида.

                Пример 2: клиент написал первый раз, создан Лид, пользователь написал из Карточки этого Лида электронное письмо этому Клиенту, Клиент его получит, но не нажал Ответить, а скопировал адрес кетчолл ящика в буфер, нажал "Написать новое письмо", вставил емейл кетчола, ввел ответ и Отправил. При загрузке этого письма Odoo создаст еще один новый Лид.

                Т.е. всякий раз когда адресат нажимает Ответить(!) - Odoo не создает Карточку, а добавляет это электронное сообщение в Ленту Карточку.

                Но всякий раз когда адресат нажимает "Написать новое письмо" - Odoo создает новую Карточку.

                Итак, настройка.

                Настройка лидогенерации в Odoo

                при загрузки емейла с кетчолл ящика

                1. Убедитесь, что у нас установлено приложение CRM

                2. Меню > CRM > Настройка > Команда продаж > Изменить > поле "Псевдоним электронной почты" вводим равным имени кетчолл ящика без домена > Сохранить

                В результате автоматически будет создан почтовый Алиас, связанный с этой Командой продаж.

                3. В этой же карточке Команды продаж > нажмите Подписаться

                4. рядом, справа от "Подписаться" нажмите на иконку человечка > В выпадающем меню наведите на себя > Появляется иконка карандаша > Нажимаем на нее > В открывшемся модульном меню ставим(проверяем чтобы стоял) флаг "Инициатива создана"

                5. Проделайте п.3 и п.4 либо для каждого сейл менеджера, либо только для руководителя сейл менеджеров, если в вашей команде продаж лидов распределяет руководить.

                Если почта Odoo не заработала

                что можно сделать не специалисту

                 

                • проверьте все ли Вы правильно ввели. 

                • в проверочном ящике, на который вы пишите письмо, проверьте папку Спам. Возможно письмо попало туда.

                • если не работает авторизация в gmail, но название ящика и пароль указаны верно, то зайдите в ящик gmail и убедитесь, что нет письма о Блокировке попытки авторизации в этом аккаунте неизвестным ПО. Если все же gmail заблокировал для сервера odoo возможность авторизации, то включите опцию в настройках gmail ящика "Разрешить авторизацию из ненадежных источников".

                • не пытайтесь переписываться сами с собой, особенно от имени администратора Odoo. Убедитесь что вы пишите письмо внешнему адресату, на емейл, который не совпадает с емейлом этого пользователя. Odoo не показывает нотификации авторам сообщений и это логично. Т.е. если вы написали сообщение и Odoo по емейлу отправителя определила, что это вы сами, но Odoo не будет вас уведомлять о входящем сообщение, хотя при этом сообщение загрузит, если все верно настроено.

                • чтобы заработали механизмы автоматического формирования и отправки корпоративных писем с pdf вложениями(например при покупке в вашем интернет магазине) - убедитесь что у вас корректно установлен и настроек конвертер wkhtmltopdf, а так же выбран основой шаблон для формирования корпоративных документов.

                • проверьте антивирус. Возможно это он удаляет письма.

                Если почта Odoo все еще не заработала

                Что можно сделать специалисту

                Далее пойдут советы для продвинутых пользователей, системных администраторов, разработчиков,...

                Итак, если не заработало:

                • проверьте лог Odoo, часто он бывает весьма информативным(без лога вы работаете вслепую)

                • убедитесь, что у вас открыты (не заблокированы файрволом и\или антивирусом) порты почты, которые вы указали в настройках Входящих\Исходящих серверов

                • убедитесь, что почтовый сервер доступен для Odoo и устанавливается соединение

                • убедитесь, что Odoo проходит авторизацию на gmail

                • выясните на каком шаге происходит сбой: формирование письма, установка соединения с почтовым сервером, авторизация, отправка письма

                • перечитайте статью "Как работает кетчолл в Odoo"(ссылка)

                • обратитесь в нашу Поддержку за советом(ссылка)

                Часто эффективным способом оказываемся поиск в интернете по тексту ошибки из лога. Если ошибка связана с транспортом почты, то многие ошибки уже закодированы и Вы можете их посмотреть по этому справочнику.

                Самая распространенная ошибка SMTP Relay Error 550 5.7.60 Client does not have permissions to send as this sender. В подавляющем большинстве случаев она возникает из-за неверной настройки кетчолл или SPF правил. Происходит она после успешной установки соединения Odoo с почтовым сервером, после успешной авторизации Odoo в почтовом сервере, при попытке отправить письмо через этот почтовый сервер. Ошибка говорит о том, что почтовый сервер отвергает Ваше письмо.

                Если вы делаете по данной инструкции, то у вас эта ошибка возникнуть не может. Если возникла, то еще раз проверьте Системный параметр "mail.catchall.domain" и перечитать статью "Как работает кетчолл в Odoo"(ссылка)

                Удачных настроек.