Будущее корпоративных писем

перевод статьи Фабиана Пинкарса о концепте почты в Odoo

Статья проливает свет на понимание работы почты в Odoo и раскрывает направление дальнейшего ее развития.

В статье Фабиан говорит об OpenERP, но она была переименована в Odoo в связи с изменением политики лицензирования. Поэтому OpenERP это предыдущие версии системы Odoo. Как видите, курс на эти изменения был взят очень давно.

Оригинал статьи можете найти по этой ссылке. Нашли ошибку и\или неточность - сообщите нам об этом.

Далее сама статья.

Почта OpenERP сделает Вашу работу эффективнее

Классическая электронная почта испорчена

 

Чтение электронных писем отбирает множество времени, но я все еще нуждаюсь в них. Учитывая важность электронных писем в нашей жизни, невероятно, что эта область программного обеспечения не развивалась последние 20 лет.

Чтение моего почтового ящика - самая низкопродуктивная задача, которую я выполняю каждый день. Я должен потратить в день один или два полных часа на обработку моих писем. Все нежелательные потоки в одном и том же почтовом ящике: спам, информация, которая не имеет значения, цитируемые ответы цитируемых ответов и т.д. В конце часа только 10 писем которые требуют моего ответа. Имея хороший инструмент для работы с почтой я мог бы сделать эту работу всего за 10 минут!

В OpenERP мы создаем инструменты для повышения производительности предприятий. Поскольку электронные письма и информационные потоки являются одной из самых больших потерь времени в компаниях, мы должны это исправить.

OpenERP 7.0 был нашим первым шагом, для того чтобы сдвинуть с мертвой точки электронную почту.

Чтобы качественно усовершенствовать электронные письма, вам нужно больше чем просто другой пользовательский интерфейс. Нам нужно переосмыслить весь поток коммуникаций. Мы знаем, что потребуется несколько этапов для качественного решения проблемы работы с электронными письмами, но мы готовы принять вызов на долгосрочную перспективу.

OpenERP 7.0, это доказательство эффективности концепции

Этап 1

Мы перенесли наши первоначальные идеи в OpenERP 7.0. Приложение мэйлер в OpenERP предлагает инновационные идеи:

  • Теперь почта это задания: ваш почтовый ящик является списком дел. Вы должны иметь возможность обрабатывать(а не только читать) папку "Входящие", и легко маркировать сообщения для будущих действий. Каждый почтовый ящик должен быть пуст после обработки; хватит перегруженности информацией.

  • Контролируйте то, что вы хотите получать или не хотите. Люди никогда не должны получать спам. Вы должны иметь возможность подписываться\отписывать на любую информацию одним щелчком мыши.

  • Производительность - это ключ: наш интеллектуальный пользовательский интерфейс не требует, чтобы вы нажимали на каждое новое письмо, чтобы его прочесть. Чтение всей темы, написание ответов, прикрепление документов происходит очень легко и быстро.

  • Смешивание push & pull. Сегодня люди становятся жертвами того, что кто-то им решил написать. OpenERP различает:

а. "Информационные сообщения": вы получаете их, потому что Вам нужна(интересует) какая-то конкретная информация; их не обязательно читать(выполнять) каждый день. Вы получаете только то, на что подписались. На такие сообщения приходится 90% ежедневной корреспонденции. Используйте для этого меню "Входящие"

б. Сообщения "к выполнению": они требуют вашего немедленного внимания, и вам необходимо обработать их все. На них приходится 10% ежедневной корреспонденции. Для них используйте меню "Помеченные звездочкой".

  • Сосредоточьтесь на содержании: все лишнее в сообщении обрезается, чтобы подчеркнуть реальное содержание письма. Больше никаких: вступительных слов, длительных приветствий, подписей и юридически заметок. Мы стандартизировали макет каждого сообщения. (подписи находятся в профиле контакта, а не в каждом сообщении)

  • Папки и списки рассылки - отличные инструменты, но слишком сложные в традиционны почтовых клиентах. В OpenERP группа контактов, для совместного обсуждения, может быть создана одним щелчком мыши. Каждая группа должна иметь свой собственный адрес электронной почты.

Все это должно быть доступно в супер-сексуальном и минималистичном пользовательском интерфейсе.

Точная настройка приложения

Этап 2

 OpenERP 7.0 был нашим первым шагом для замены традиционных электронны писем. Следующий наш шаг - проанализировать, как пользователи взаимодействуют с новым интерфейсом, чтобы улучшать его снова и снова до тех пор, пока все пользователи OpenERP не начнут им пользоваться постоянно и полностью откажутся от своих традиционных почтовых клиентов. Просто потому, что он лучше.

У нас так же было несколько идей, которые мы внедрили в разработку:

  • Электронная почта, Twitter, чаты в режиме реального времени: это будущее электронных писем - это сочетание системы подписки/переадресации, такой, как Facebook и Twitter, а также почтового клиента и сообщений, таких как чаты. Мы считаем, что одна система может управлять ими всеми.

  • Письма могут содержать гораздо больше, чем текст. Они используются для отправки файлов, ссылок на вебсайты или объекты OpenERP, даты встреч или событий и т.д. Эта информация больше, чем просто часть обсуждения - они стоят сами по себе.

    Мы хотим упростить поиск и обработку этой информации, предоставив альтернативные представления классическому потоку сообщений.


 

  • Будьте «в режиме реального времени», используя websocket-ы, а не http. Письма и ответы должны работать как чат, если одновременно и отправитель, и получатель активны. Маленький разговор часто более эффективен для принятия решения, чем серия писем туда\сюда.

  • Улучшена предварительная обработка тела традиционных электронных писем, которые поступают через шлюз(catchall) электронной почты.

Распространение в Мире

Этап 3

После того, как мы получим сильное принятие(реализованной методики работы с почтой), с существующими пользователями 2.000.000 OpenERP. Когда они начнут использовать почту OpenERP больше, чем их традиционный почтовый клиент, тогда мы расширим нашу аудиторию для еще большего числа пользователей Интернета, расширив это слово. Мы надеемся, что улучшим то, как каждый бизнес-пользователь видит и использует электронную почту в будущее.

Мы знаем, что это не наступит завтра. Знаем, что это большая проблема. Но в OpenERP мы всегда стремились к тому, чтобы наши пользователи были чрезвычайно эффективными в повседневной работе. Поэтому, нам нужно исправить проблему электронной почту, даже если для этого исправления потребуется много итераций.